Polityka Prywatności

Celem niniejszej polityki prywatności (dalej: Polityka) jest określenie zasad i warunków przetwarzania danych osobowych pochodzących od osób fizycznych (dalej: Użytkownik), a także danych osobowych innych osób, w tym naszych partnerów biznesowych i osób ich reprezentujących, kandydatów do pracy i osób, które kontaktują się z nami w innych sprawach, przekazywanych drogą pocztową, elektroniczną, telefoniczną, osobiście w siedzibie Administratora lub w jakikolwiek inny sposób.

Polityka zawiera również informacje dotyczące uprawnień osób fizycznych w odniesieniu do przetwarzania ich danych osobowych.

W zależności od adresata komunikacji Administratorem Państwa danych osobowych jest odpowiednia spółka wskazana poniżej (dalej Spółka lub Administrator).

Nexera Sp. z o.o. adres siedziby: Al. Jana Pawła II 29, 00-806 Warszawa Nexera Fiber Sp. z o.o. adres siedziby: Al. Jana Pawła II 29, 00-806 Warszawa Nexera F2 Sp. z o.o. adres siedziby: Al. Jana Pawła II 29, 00-806 Warszawa Nexera F3 Sp. z o.o. adres siedziby: Al. Jana Pawła II 29, 00-806 Warszawa

Przetwarzamy Państwa dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; Dz.U.UE.L.2016.119.1; dalej RODO).

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możecie się Państwo skontaktować z Inspektorem ochrony danych wyznaczonym w Spółce poprzez przesłanie wiadomości na adres poczty elektronicznej, ww. adres siedziby Spółki.

Inspektor ochrony danych: Mikołaj Otmianowski e-mail: dane.osobowe@nexera.pl

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych, okres przechowywania danych

I. Kontakt w sprawach związanych z działalnością Spółki drogą elektroniczną, za pomocą czatbota, voicebota lub pocztą tradycyjną:

• Przetwarzamy Państwa dane kontaktowe i inne dane podane w treści korespondencji, pozyskane bezpośrednio od nadawcy wiadomości. • Przetwarzamy Państwa dane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na: a) obsłudze bieżących kontaktów, w tym rozpatrywaniu zapytań i udzielaniu na nie odpowiedzi, b) ustaleniu, dochodzeniu i obronie przed roszczeniami. • Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne w celu udzielenia odpowiedzi. Odmowa podania danych osobowych będzie skutkowała brakiem możliwości obsługi przesłanej wiadomości i tym samym jej usunięciem. • Dane osobowe są przechowywane:

1. w przypadku kontaktu przy pomocy poczty elektronicznej, poczty tradycyjnej, czatbota, voicebota lub w inny sposób – dane osobowe będą przetwarzane przez czas obsługi przesłanej do nas wiadomości;
2. w przypadku, gdy dane będą przetwarzane dla potrzeb ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji tego celu.

II. Korzystanie z naszych portali społecznościowych

• Ponieważ chcemy być z Państwem w stałym kontakcie, posiadamy konta w portalach społecznościowych, gdzie można nas odwiedzić i wejść z nami w interakcję (np. zostawić komentarz, polubić post czy go udostępnić). W takim przypadku dochodzi do przetwarzania Państwa danych osobowych. Szczegóły dotyczące przetwarzania danych w ramach portali społecznościowych znajdują się TUTAJ.

III. Współpraca z partnerami biznesowymi

• Jeśli są Państwo stroną zawartej z nami umowy lub zamierzacie ją Państwo zawrzeć, dane, które przetwarzamy na Państwa temat, stanowią dane kontaktowe oraz inne dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy. Dane te zostały pozyskane bezpośrednio od Państwa. Możemy pozyskiwać lub weryfikować Państwa dane także przy pomocy ogólnodostępnych rejestrów (np. CEIDG, KRS). • Przetwarzamy Państwa dane w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

1. nawiązania współpracy oraz zawarcia i wykonania łączącej nas umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
2. prowadzenia dokumentacji rachunkowej Administratora dotyczącej współpracy, zgodnie z obowiązkiem prawnym spoczywającym na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), wynikającym w szczególności z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
3. realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na:

a) prowadzeniu czynności składających się na usprawnienie i koordynację pracy Administratora, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów (np. ewidencjonowanie korespondencji), b) ustaleniu, dochodzeniu i obronie przed roszczeniami.

• Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy, a ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości jej zawarcia i wykonania.

• Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji i rozliczenia istniejącej współpracy lub nawiązania współpracy w przyszłości, a także do upływu okresów wynikających z odpowiednich przepisów prawa (tj. do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych związanych z dokumentacją rachunkową), co może być w stosownych wypadkach przedłużone o okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych. W przypadku, gdy nie dojdzie do nawiązania z współpracy, dane osobowe będą przechowywane do czasu podjęcia decyzji o braku współpracy.

IV. Zawieranie umów z właścicielami nieruchomości

• Jeśli są Państwo stroną zawartej z nami umowy lub zamierzacie ją Państwo zawrzeć w celu udostępnienia nam nieruchomości, na której zostanie posadowiona infrastruktura Spółki lub w celu podłączenia nieruchomości do naszej sieci, dane, które przetwarzamy są niezbędne do zawarcia i realizacji umowy. Dane te zostały pozyskane bezpośrednio od Państwa. Możemy pozyskiwać lub weryfikować Państwa dane także przy pomocy ogólnodostępnych rejestrów (np. z ewidencji gruntów i budynków). • Przetwarzamy Państwa dane w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

1. nawiązania współpracy oraz zawarcia i wykonania łączącej nas umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
2. prowadzenia dokumentacji rachunkowej Administratora dotyczącej współpracy, zgodnie z obowiązkiem prawnym spoczywającym na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), wynikającym w szczególności z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
3. realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na: a) prowadzeniu czynności składających się na usprawnienie i koordynację pracy Administratora, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów (np. ewidencjonowanie korespondencji), b) ustaleniu, dochodzeniu i obronie przed roszczeniami. • Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy, a ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości jej zawarcia i wykonania. • Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji i rozliczenia istniejącej umowy, a także do upływu okresów wynikających z odpowiednich przepisów prawa (tj. do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych związanych z dokumentacją rachunkową), co może być w stosownych wypadkach przedłużone o okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych. W przypadku, gdy nie dojdzie do zawarcia umowy, dane osobowe będą przechowywane do czasu podjęcia decyzji o braku umowy.

V. Osoby reprezentujące, osoby kontaktowe, pracownicy i pełnomocnicy naszych Klientów lub partnerów biznesowych

• Przetwarzamy Państwa dane kontaktowe i dane związane z pełnioną funkcją lub relacją z podmiotem, w imieniu którego Państwo występujecie (standardowo są to: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, służbowy adres e-mail i służbowy numer telefonu, ewentualnie także informacje wskazujące na umocowanie do reprezentacji podmiotu). Dane te pozyskaliśmy bezpośrednio od Państwa lub otrzymaliśmy je od podmiotu, w imieniu którego Państwo działacie. Możemy pozyskiwać lub weryfikować Państwa dane także przy pomocy ogólnodostępnych rejestrów (np. KRS). • Przetwarzamy Państwa dane w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

1. realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na: a) zapewnieniu informacji i kontaktów niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej, w tym nawiązania i realizacji współpracy z podmiotem, w imieniu którego Państwo występujecie, jak również obsługi i realizacji podejmowanych przez Państwa czynności, b) prowadzenia czynności składających się na usprawnienie i koordynację pracy Administratora, w tym prowadzenie wewnętrznych rejestrów (np. ewidencjonowanie korespondencji), c) ustaleniu, dochodzeniu i obronie przed roszczeniami.
2. realizacji spoczywających na nas obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w tym obowiązku prowadzenia dokumentacji rachunkowej dotyczącej współpracy z podmiotem, w imieniu którego występujesz, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

• Podanie danych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości realizacji współpracy z podmiotem, w imieniu którego Państwo występujecie.

• Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji i rozliczenia istniejącej współpracy lub nawiązania współpracy w przyszłości, a także do upływu okresów wynikających z odpowiednich przepisów prawa (tj. do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych związanych z dokumentacją rachunkową), co może być w stosownych wypadkach przedłużone o okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych. W przypadku, gdy nie dojdzie do nawiązania z współpracy, dane osobowe będą przechowywane do czasu podjęcia decyzji o braku współpracy.

VI. Udział w rekrutacji

1. Jeśli odpowiadacie Państwo na naszą ofertę pracy:

• Przetwarzamy Państwa dane w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji na wskazane w ogłoszeniu stanowisko i wyboru odpowiedniej osoby do zatrudnienia, w tym oceny kwalifikacji, zdolności i umiejętności kandydata do pracy. Dane te pozyskujemy bezpośrednio od Państwa.

• Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22(1) Kodeksu pracy jest nasz obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); w przypadku podania przez Państwa danych osobowych w zakresie szerszym niż określony w przepisach prawa pracy, podstawą prawną ich przetwarzania w ww. celu jest Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Nie żądamy dostarczenia takich danych, jednak ich dostarczenie traktujemy jako równoznaczne z wyrażeniem zgody na ich przetwarzanie.

• Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Brak podania danych może jednak uniemożliwić wzięcie udziału w rekrutacji.

• Dane osobowe są przechowywane do czasu zakończenia procesu rekrutacji, w którym zostały zebrane, lub do czasu wycofania Państwa zgody (w zależności od tego, co nastąpi pierwsze).

2. Jeśli dostarczacie nam Państwo swoją aplikację, lecz aktualnie nie prowadzimy rekrutacji:

• Państwa dane osobowe przetwarzane są w celu przeprowadzenia przyszłych procesów rekrutacji i wyboru odpowiedniej osoby do zatrudnienia na wolnym stanowisku, w tym oceny kwalifikacji, zdolności i umiejętności kandydata do pracy.

• Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji jest Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Przesłanie do nas dokumentów aplikacyjnych traktujemy jako równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych w nich zawartych.

• Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Brak podania danych może jednak uniemożliwić wzięcie udziału w przyszłych rekrutacjach.

• Dane osobowe są przechowywane przez okres 1 roku, o ile wcześniej zgoda nie zostanie wycofana.

VII. Korzystanie z praw przysługujących zgodnie z przepisami RODO

• Przetwarzamy dane dostarczone przez Państwa w celu rozpatrzenia przesłanego żądania w kontekście realizacji praw przysługujących zgodnie z przepisami RODO, jak również dane przez nas posiadane, niezbędne do jego rozpatrzenia. • Przetwarzamy Państwa dane w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

1. rozpatrzenia zgłoszenia dotyczącego danych osobowych, zgodnie z obowiązkiem prawnym spoczywającym na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), wynikającym z przepisów RODO, w tym przeprowadzenia weryfikacji tożsamości osoby zgłaszającej żądanie,
2. realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na ustaleniu, dochodzeniu i obronie przed roszczeniami, a także obsłudze ewentualnych postępowań administracyjnych związanych z realizacją praw osób, których dane dotyczą.

• Podanie danych jest konieczne do rozpatrzenia przesłanego zgłoszenia, a ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości jego rozpatrzenia.

• Dane przechowywane są do upływu okresu przedawnienia roszczeń osób, których dane dotyczą, wynikających z realizacji ich praw na podstawie art. 12-22 RODO (tj. okres przedawnienia roszczeń o naruszenie dóbr osobistych), a także przez okres niezbędny do obsługi ewentualnych postępowań administracyjnych związanych z realizacją praw osób, których dane dotyczą.

Odbiorcami Państwa danych osobowych, w zależności od celu ich przetwarzania, są spółki powiązane, podwykonawcy, poczta, firmy kurierskie, ubezpieczyciele, banki, firmy przewozowe oraz inne podmioty świadczące usługi na naszą rzecz (w szczególności firmy świadczące usługi IT i wsparcia technicznego, współpracujące kancelarie prawne i podatkowe, firmy marketingowe, audytorzy zewnętrzni i inne podmioty wykonujące dla nas usługi), które muszą mieć dostęp do danych, aby wykonywać swoje obowiązki. Podmioty te będą miały dostęp do danych tylko i wyłącznie w celu realizacji swoich zadań i w zakresie do tego niezbędnym. Dostęp do Państwa danych mogą mieć również uprawnione do tego organy państwowe, w szczególności urzędy skarbowe.

Realizacja przez Nexerę tych praw uzależniona jest od możliwości zidentyfikowania osoby występującej z żądaniem, aby mieć pewność, że zostało ono złożone przez osobę do tego uprawnioną. Zakres każdego z praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać, wynikają z przepisów prawa. To, z którego uprawnienia Udostępniający może skorzystać, zależeć będzie w szczególności od podstawy prawnej oraz celu przetwarzania danych.

Przysługuje Państwu prawo do: • żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych, • w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest nasz prawnie uzasadniony interes – prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, • w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na marketingu bezpośrednim – prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby realizacji działań marketingowych. W przypadku, w którym została przez Państwa wyrażona zgoda na przetwarzanie danych osobowych lub na otrzymywanie od nas informacji (np. informacji handlowych), przysługuje także prawo do cofnięcia wyrażonych zgód bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania lub wysyłki informacji dokonanych na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Jeśli będziemy zamierzali przetwarzać Państwa dane w oparciu o zgodę, to uprzednio poinformujemy o tym oraz podejmiemy działania, by zapewnić możliwość wyrażenia zgody. Wyrażenie zgody zawsze jest dobrowolne, a z jej niewyrażeniem nie wiążą się żadne negatywne konsekwencje. W sprawie realizacji przysługujących praw prosimy o kontakt Inspektorem ochrony danych osobowych: Mikołaj Otmianowski, e-mail: dane.osobowe@nexera.pl. Przysługuje Państwu także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania.

Zabezpieczamy Państwa dane osobowe przed bezprawnym ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przejęciem danych przez osoby nieupoważnione, zniszczeniem, utratą, uszkodzeniem lub zmianą oraz przetwarzaniem danych osobowych w sposób niezgodny z przepisami RODO. W celu zabezpieczenia danych stosujemy środki techniczne i organizacyjne spełniające wymogi RODO, w szczególności środki wymienione w art. 24 oraz art. 32 RODO, zapewniające poufność, integralność i dostępność usług przetwarzania przekazanych danych osobowych. Podmioty powiązane z nami, nasi zaufani partnerzy i zewnętrzni usługodawcy zobowiązali się do przetwarzania danych zgodnie z przyjętymi przez nas wymogami bezpieczeństwa i ochrony prywatności.

Informację dotyczące polityki plików cookies i innych technologii NEXERY, znajdą Państwo TUTAJ

Dokonujemy systematycznego przeglądu Polityki, w związku z czym zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania w niej zmian. Jeżeli dostrzegą Państwo, że treść Polityki wymaga aktualizacji, prosimy o taką informację.

Data ostatniej aktualizacji Polityki: 12.09.2022 r.